REGOLAMENTO

1. PROCEDURE INTERNE DI SEGNALAZIONE («whistleblowing»)
Il processo di «whistleblowing» è stato definito in conformità alle disposizioni di cui alla Legge 30 novembre 2017, n. 179 recante le «Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato».
Definizioni
Con l’espressione «Sistema interno di segnalazione delle violazioni» o «whistleblowing» si intende l’azione di un dipendente, di qualsiasi livello e responsabilità, o di altro astratto Destinatario del Modello di Gestione e Organizzazione, mediante la quale viene segnalata, agli organi legittimati ad intervenire, una violazione o irregolarità commessa nell’interesse o a vantaggio della Società.
La segnalazione, in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso di appartenenza alla società, attraverso cui il «whistleblower» (il soggetto che segnala), a tutela dell’integrità dell’ente, contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società e, di riflesso, per l’interesse di tutti i Destinatari stessi.
Il «whistleblowing» è la procedura volta a incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il «whistleblower».


2. SEGNALAZIONI NELL’AMBITO DEL D.LGS. 231/2001

2.1 Oggetto della segnalazione
La normativa pone a carico dei vertici degli enti o dei soggetti da loro vigilati o di coloro che, a qualsiasi titolo, collaborano con l’ente, l’obbligo di presentare, in buona fede, segnalazioni circostanziate:
a) di condotte illecite che ritengano altamente probabile si siano verificati, sulla base di elementi di fatto precisi e concordanti, rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/01 (di seguito anche «Decreto»);
b) violazioni del codice etico
di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.
Pertanto, in detto contesto, il campo di applicazione oggettivo del «whistleblowing» deve ritenersi limitato alle violazioni delle norme di interesse rientranti nel perimetro delle fattispecie delittuose previste dal Decreto, nonché alle violazioni dei corrispondenti presidi di natura organizzativa posti in essere dalla Società, non estendendosi alla generalità delle norme cui la medesima è tenuta a conformarsi.
In merito alla concreta delimitazione del perimetro oggettivo della normativa sensibile per il «whistleblowing», la Società non ritiene possibile effettuare a priori una ricognizione di tutti i comportamenti che possano essere oggetto di segnalazione; pertanto si limita ad indicare alcuni tra gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, fermo restando, in ogni caso, la possibilità di segnalare qualunque violazione di norme disciplinanti l’attività esercitata.
A titolo meramente esemplificativo e certamente non esaustivo, quindi, possono rilevare atti o fatti che riguardano condotte o comportamenti quali:
a) utilizzo inappropriato dei poteri e delle deleghe concesse;
b) falsificazione/occultamento/distruzione di registrazioni a contenuto finanziario, contabile e altre violazioni in materia amministrativa o fiscale;
c) falsa rappresentazione, soppressione e/o occultamento di informazioni amministrative o finanziarie;
d) omesse comunicazioni del soggetto incaricato della revisione legale dei conti;
e) frode, furto e appropriazione indebita;
f) pagamenti e liquidazioni illegittime a soggetti non legittimati;
g) attività poste in essere in conflitto di interesse, violazioni della regolamentazione sul governo societario;
h) violazioni alle disposizioni in materia di trasparenza societaria e finanziaria;
i) accesso illegittimo ai sistemi informativi e/o illegittimo trattamento dati, anche tramite utilizzo di credenziali di altri soggetti;
j) falsa sottoscrizione di documentazione contrattuale o di modulistica dispositiva.
La segnalazione non può in ogni caso riguardare doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni ed istanze che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi per le quali valgono le modalità ordinarie previste dalla regolamentazione interna.
In ogni caso, le segnalazioni non rientranti nell’elenco di cui sopra o in casistiche analoghe non potranno essere prese in considerazione; verrà in questi casi restituito messaggio di improcedibilità oggettiva al segnalante.
Tutte le eventuali segnalazioni abusive saranno trattate quali violazioni di natura disciplinare ai sensi dell’articolo 2.10 del presente regolamento.

2.2 Perimetro soggettivo della segnalazione
Conformemente a quanto previsto dalla normativa di riferimento, le segnalazioni possono essere effettuate dai Destinatari del Modello, così come individuati nei soggetti di cui alle lettere a) e b) art. 5 comma 1 del D.Lgs. n. 231/2001.
Di conseguenza, rientrano nella suddetta definizione:
a) i membri dell’Organo di Amministrazione (Presidente del Consiglio di Gestione e Consiglieri);
b) i membri del Consiglio di Sorveglianza;
c) Coordinatori dei Cse, Coordinatore delle Case Alloggio e Direttore Unità Produttiva
d) i Soggetti terzi, tra i quali in particolare i collaboratori esterni a contratto e soggetti i cui servizi siano a disposizione e sotto il controllo della Cooperativa
L’Organo di Amministrazione (attualmente Consiglio di Gestione), su proposta di uno qualunque dei membri, dispone l’eventuale integrazione del perimetro dei soggetti che possono effettuare le segnalazioni.
Ogniqualvolta un nuovo soggetto rientri nel suddetto perimetro, le Direzioni provvedono a trasmettere al soggetto stesso il presente Regolamento.

2.3 Modalità e destinatari della segnalazione
La Società ha ritenuto opportuno e conforme, coerentemente con le previsioni normative individuare nella persona della Sig.ra Beatrice Frigerio il soggetto Responsabile deputato alle attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni, con il compito di:
a) assicurare il corretto funzionamento delle procedure;
b) riferire direttamente e senza indugio al Presidente del Consiglio di Gestione e al Consiglio di Sorveglianza le informazioni oggetto di segnalazione ove rilevanti, assicurandosi di proteggere l’identità del segnalante ove non sia obbligatorio ai sensi di legge la comunicazione dell’informazione sulla sua identità;
c) prevedere nell’ambito della propria relazione annuale al Consiglio di Gestione, indicazioni sul corretto funzionamento del sistema interno di segnalazione in parola, per le risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute.
Nei predetti compiti e nell’espletamento dell’obbligo di formazione, il Responsabile potrà avvalersi della consulenza dello studio legale indicato dalla società, prevedendo, prima dell’inoltro di qualsiasi tipo di informazione legata a segnalazioni che venga sottoscritto un “modulo privacy” che tuteli l’identità del segnalante, del segnalato e il contenuto della segnalazione.
Nel caso in cui il Responsabile decida di avvalersi della consulenza dello studio legale indicato dalla società, egli rimarrà unico organo referente circa la valutazione finale segnalazione e dell’eventuale comunicazione dei dati sensibili del segnalante e/o del segnalato

2.4 Modalità di segnalazione
La segnalazione è inviata, con inderogabile osservanza e completezza dei contenuti di cui al successivo punto 2.6 del presente Regolamento, dal soggetto segnalante al Responsabile, quale soggetto preposto alla ricezione attraverso una delle seguenti modalità:
a) tramite email all’indirizzo e-mail specificamente preposto, ovvero canalesegnalazioni@gmail.com
b) tramite lettera in busta chiusa all’indirizzo del Responsabile previa richiesta di appuntamento
In ogni caso, l'identità del segnalante sarà conosciuta solo dal destinatario del canale di segnalazione, che ne garantisce la riservatezza, fatti salvi i casi in cui le informazioni siano necessarie per le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in seguito alla segnalazione.

2.5 Contenuto della segnalazione
Il segnalante deve fornire gli elementi utili alla ricostruzione del fatto e ad accertare la fondatezza di quanto segnalato. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:
a) generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica professionale, sede di lavoro e recapiti;
b) circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
c) chiara e completa descrizione dei fatti, precisi e concordanti, oggetto di segnalazione;
d) generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto o i soggetti che hanno posto in essere i fatti segnalati;
e) eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione ed eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
f) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
g) dichiarazione del segnalante in merito all’assenza o alla sussistenza di un interesse privato collegato alla segnalazione.
È comunque indispensabile che i fatti siano di diretta conoscenza del segnalante e non siano stati riferiti da altri soggetti.
La Società esclude la possibilità che vengano ad essere ammesse ed esaminate segnalazioni di carattere anonimo.

2.6 Procedure di segnalazione
Una volta ricevuta la segnalazione, il Responsabile - verificata la completezza della stessa rispetto a quanto indicato nel par. 2.5 del presente Regolamento - comunica al segnalante (attraverso la stessa modalità di ricezione della segnalazione) l’avvio del procedimento di esame.
Nel caso di infondatezza, il Responsabile comunica (attraverso la stessa modalità di ricezione della segnalazione) l’esito motivato e la conclusione del procedimento al segnalante.
Nel caso l’infondatezza sia derivante da dolo o colpa grave del segnalante, il Responsabile comunica contestualmente l’avvio del relativo provvedimento disciplinare.
Nel corso del processo di analisi della segnalazione, il Responsabile opera la valutazione della segnalazione in termini di rilevanza e gravità della stessa e procede come di seguito indicato, anche nell’informare il segnalante (attraverso la stessa modalità di ricezione della segnalazione).
In tale fase di valutazione, il Responsabile, nel rigoroso rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, può effettuare, anche per il tramite di altre funzioni od organi di controllo, ogni attività ritenuta opportuna all’approfondimento dei fatti che hanno portato alla violazione.
Il Responsabile informa tempestivamente il Consiglio di Gestione e il Consiglio di Sorveglianza nei casi in cui si siano verificate violazioni di particolari gravità affinché valutino l’eventuale adozione di provvedimenti decisionali e disciplinari di rispettiva competenza.
In qualunque fase del procedimento – e senza attendere l’esito della valutazione – il Responsabile riferisce direttamente e senza indugio le informazioni rilevanti oggetto della segnalazione agli Organi aziendali, che provvedono ad adottare i relativi provvedimenti anche d’urgenza ove risulti necessario.
La gravità è presunta se il fatto segnalato non sia manifestamente infondato e risulti potenzialmente idoneo a produrre considerevoli effetti dannosi, tenuto conto della significatività della violazione e del suo grado di offensività o pericolosità.
A titolo esemplificativo (ma non esaustivo), possono rilevare ai fini della connotazione della gravità della violazione le relative sanzioni di carattere penale o amministrativo. La procedura di segnalazione (dalla fase di ricezione alla fase di informativa agli Organi aziendali) deve essere conclusa nel più breve tempo possibile secondo criteri che tengano conto della gravità della violazione al fine di prevenire che il perdurare delle violazioni produca ulteriori aggravamenti per la Società.

2.7 Provvedimenti decisionali
Nel caso in cui le segnalazioni comportino l’assunzione di provvedimenti decisionali, gli stessi sono rimessi al Presidente del C.d.G. e al Consiglio di Sorveglianza.
Nel caso in cui il segnalante sia corresponsabile della violazione oggetto di segnalazione, il Presidente del C.d.G. può prevedere la considerazione di attenuanti nei suoi confronti rispetto agli altri corresponsabili, salvi i casi in cui la condotta del segnalante risulti di particolare e critica gravità.

2.8 Obblighi di riservatezza e tutela del segnalante
2.8.1 Tutela dell’anonimato
Al fine di evitare che il timore di subire conseguenze pregiudizievoli possa indurre a non segnalare le violazioni di cui al punto 1.2, l’identità del segnalante («whistleblower») non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
Fanno eccezione le ipotesi in cui sia configurabile in capo al segnalante una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o ai sensi dell’art. 2043 c.c., nonché le ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (quando, ad esempio, le informazioni siano necessarie per lo svolgimento di indagini penali, tributarie o amministrative, oppure per le ispezioni degli organi di controllo).
L’anonimato del «whistleblower» è altresì garantito nell’ambito del procedimento disciplinare quando la contestazione al segnalato sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione (ipotesi che può verificarsi nei casi in cui la segnalazione è solo uno degli elementi che hanno fatto emergere l’illecito, mentre la contestazione disciplinare viene mossa sulla base di altri fatti da soli sufficienti a giustificare l’apertura del procedimento disciplinare).
L’identità del segnalante può, invece, essere rivelata all’Organo di Amministrazione (Presidente del C.d.G.), nonché allo stesso segnalato, quando vi sia il consenso del segnalante, ovvero quando la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità sia assolutamente indispensabile per la difesa del segnalato.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, inclusa la divulgazione di informazioni in base a cui l’identità del segnalante si possa dedurre, è considerata una violazione della normativa di riferimento nonché del presente Regolamento ed è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
2.8.2 Divieto di discriminazione
I Destinatari che effettuano una segnalazione ai sensi del presente Regolamento non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria o ritorsiva, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro o esercizio delle proprie funzioni per motivi collegati, anche solo indirettamente, alla segnalazione.
Per misure discriminatorie o ritorsive si intendono, a titolo esemplificativo, azioni disciplinari ingiustificate, emarginazione professionale, il mutamento di mansioni ed ogni altra forma di ritorsione o pressione che determini condizioni di lavoro non tollerabili.
Il Destinatario o dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione ne dà notizia circostanziata al Responsabile che, valutatane la fondatezza, segnala l’ipotesi di discriminazione o ritorsione al Presidente del C.d.G., ai fini dell’adozione dei provvedimenti necessari a ripristinare la situazione e/o rimediare agli effetti negativi della discriminazione.
È vietata, altresì, ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro o sull’esercizio delle funzioni di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della segnalazione.
2.8.3 Protezione dei dati ed archiviazione dei documenti
Al fine di assicurare la ricostruzione delle diverse fasi del processo di segnalazione, è cura del Responsabile garantire:
a) la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività istruttorie;
b) la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni e le relative attività di verifica, con gli opportuni livelli di sicurezza e riservatezza, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque nel rispetto delle procedure privacy vigenti in Società.
È tutelato ai sensi della normativa vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.

2.9 Responsabilità del segnalante
Il presente Regolamento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del «whistleblower» nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale (artt. 368 e 595 c.p.) e dell’art. 2043 c.c.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso del presente Regolamento, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, ed ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto del presente regolamento.

2.10 Sistema sanzionatorio
Ove l’abuso della segnalazione non presenti anche aspetti di rilevanza penale, la violazione delle sue disposizioni sarà unicamente passibile dell’applicazione delle sanzioni previste dall’ art) 42 del CCNL delle Coop. Sociali con espressa esclusione del richiamo verbale e scritto.
Per l’applicazione della sanzione sarà rispettato la procedura prevista dallo stesso articolo.
Nel caso in cui il responsabile ravvisi nella segnalazione aspetti rilevanti circa l’astratta configurabilità dei reati di diffamazione e/o calunnia, oltre al procedimento disciplinare interno, il segnalante sarà segnalato alla procura della Repubblica competente per territorio per la valutazione della segnalazione.